Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit n8n und paperless-ngx: So klappt die Integration

Einleitung

Im digitalen Alltag sammeln sich Rechnungen, Verträge und andere Dokumente schnell an. Tools wie paperless-ngx helfen, diese strukturiert zu archivieren. Doch wie lassen sich Prozesse rund ums Dokumentenmanagement automatisieren? Die Antwort: n8n, ein leistungsstarkes Automatisierungstool, das sich ideal mit paperless-ngx kombinieren lässt.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du beide Tools effektiv zusammen einsetzt – inklusive Installation von paperless-ngx per Docker, API-Anbindung und konkreten Automatisierungsszenarien.

Was ist n8n?

n8n ist ein Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung. Es erlaubt dir, Daten zwischen verschiedenen Systemen zu verbinden, Aufgaben zu automatisieren und Abläufe zu visualisieren – ganz ohne komplexe Programmierung.

Vorteile von n8n:

Open Source & selbst hostbar
Keine API-Limits wie bei Zapier
Modularer Aufbau und viele Integrationen
Erweiterbar mit benutzerdefiniertem JavaScript

Was ist paperless-ngx?

paperless-ngx ist eine moderne, selbst hostbare Dokumentenverwaltungsplattform. Dokumente (z. B. eingescannte PDFs) werden automatisch erkannt (OCR), verschlagwortet und archiviert.

Hauptfunktionen:

OCR-Erkennung von PDFs und Bildern
Schlagwort- und Dokumentenverwaltung
Benutzerverwaltung und REST-API
Unterstützt E-Mail-Import, Webupload, Hotfolders

Paperless-ngx mit Docker installieren

Die empfohlene Methode zur Installation von paperless-ngx ist via Docker Compose. So gehst du vor:

Voraussetzungen

Docker & Docker Compose installiert (sudo apt install docker docker-compose)
Verzeichnisstruktur vorbereiten

1. Projektordner anlegen

mkdir -p ~/paperless-ngx && cd ~/paperless-ngx

2. Beispiel-Compose-Datei herunterladen

curl -O https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/docker/compose/docker-compose.yml

Alternativ kannst du deine eigene docker-compose.yml definieren:

version: "3.7"
services:
  broker:
    image: redis:7
    restart: always

  db:
    image: postgres:15
    environment:
      POSTGRES_DB: paperless
      POSTGRES_USER: paperless
      POSTGRES_PASSWORD: paperless
    volumes:
      - db_data:/var/lib/postgresql/data
    restart: always

  webserver:
    image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest
    depends_on:
      - db
      - broker
    ports:
      - "8000:8000"
    environment:
      PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379
      PAPERLESS_DBHOST: db
      PAPERLESS_DBUSER: paperless
      PAPERLESS_DBPASS: paperless
      PAPERLESS_DBNAME: paperless
    volumes:
      - data:/usr/src/paperless/data
      - media:/usr/src/paperless/media
      - consume:/usr/src/paperless/consume
    restart: always

volumes:
  db_data:
  data:
  media:
  consume:

3. Paperless starten

docker-compose up -d

Nach ein paar Minuten ist paperless-ngx unter http://localhost:8000 erreichbar. Beim ersten Start musst du einen Admin-Benutzer erstellen:

docker-compose exec webserver python3 manage.py createsuperuser

Warum n8n + paperless-ngx?

Die Integration dieser beiden Tools ermöglicht leistungsstarke Automatisierungen:

Automatisches Hochladen und Taggen neuer Dokumente
Integration von Cloud-Diensten (z. B. Google Drive → paperless-ngx)
Benachrichtigung per E-Mail, Telegram oder Slack bei neuen Dokumenten
Metadaten auslesen und weiterverarbeiten (z. B. Rechnungsdatum, Absender)

Integration von paperless-ngx in n8n

Da paperless-ngx eine REST-API bietet, lässt sich die Integration in n8n über den HTTP Request Node realisieren.

Beispiel-Workflow: PDF automatisch hochladen

Trigger: Neue Datei in einem Ordner (z. B. aus Google Drive oder Mailanhang)
HTTP Request Node:

Method: POST
URL: http://localhost:8000/api/documents/post_document/
Headers:
  Authorization: Token DEIN_API_TOKEN
  Content-Type: multipart/form-data
Body:
  title: Beispiel.pdf
  document: (Binary-Datei)

Optional:

Mit separaten Requests Tags zuweisen
Metadaten wie correspondent oder document_type setzen

Praxisbeispiele

📨 E-Mail-Anhänge automatisch archivieren

Trigger: IMAP oder Gmail-Node
Filter auf Absender („rechnung@firma.de“)
Anhang extrahieren
Als PDF an paperless-ngx senden
Telegram-Benachrichtigung bei Erfolg

📤 Cloud-Upload automatisch erfassen

Trigger: Neue Datei in Nextcloud, Dropbox o. ä.
Datei herunterladen
An paperless senden
Optional: Aus Dateinamen Tags extrahieren (Regex oder JS-Node)

Tipps & häufige Fehler

Datei-Upload: Achte auf multipart/form-data, sonst schlägt der Upload fehl.
Token vergessen: Der Header Authorization: Token <token> ist Pflicht.
Paperless-Ports offen? Bei Docker muss Port 8000 nach außen gemappt sein.
Tags/Kategorien fehlen: Müssen vorher über API oder UI angelegt werden.
Container-Zugriffe: Bei mehreren Containern sicherstellen, dass Hostnamen korrekt sind (webserver, broker, db im Compose-Netzwerk).

Fazit

Die Kombination aus paperless-ngx und n8n ist perfekt für alle, die ihre Dokumentenablage automatisieren möchten – sicher, lokal und flexibel. Mit wenig Aufwand entsteht ein automatisiertes System, das Eingänge verarbeitet, strukturiert und benachrichtigt.

Für wen ist das Setup geeignet?

Privatpersonen, die papierlos arbeiten wollen
Selbstständige oder kleine Unternehmen
Technik-Affine, die Automatisierung und Kontrolle kombinieren möchten

Lars Decker

n8n und Paperless - ein perfektes Dream Team